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答复nx_xiaoyong 朋友的问题:

有空可以帮我解答以下问题吗:

一、您做的图表上比如第一、二等行怎样操作才会让他不跟着下拉条的移动而移动呢?

这涉及拆分和冻结窗口的操作,请参考以下动画。

 

 

二、图表上可以展开有“公式、自定义、10、20……”等的有小箭头的单元格是怎么做的?

这个涉及知识点是自动筛选,请参考以下动画。

 

[此帖子已被 120 在 2007-7-27 15:42:17 编辑过]

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EXCEL重要知识点
难度知识点及掌握函数
*1. 输入数据
2. 打开和保存工作簿
3. +-*/ 运算符及其优先级
 
**1. 查找替换
2. 排序
3. 自动筛选
4. 引用及链接
SUM(),AVERAGE(),AND(),OR(),ROUND(),
***1. 熟练使用菜单命令 
2. 设置单元格格式(数字,样式,条件)
3. 打印设置
4. 工作表拆分
IF(),VLOOKUP()/HLOOKUP(),SUMPRODUCT()
****1. 函数
2. 数据透视表 
3. 图表
4. 高级筛选
5. 列表
6. 分类汇总
INDEX(),MATCH(),OFFSET(),INDIRECT(),
TEXT(),SUMIF(),COUNTIF(),DATE(),
*****1. 数组公式
2. VBA编写较复杂的自定义函数或过程
 
简单的会用不等于掌握。

可以简单测测你是几星级。

[此帖子已被 120 在 2007-8-1 16:27:51 编辑过]

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实例解答

 [求助]我问你答之三(如何筛选)dszx2000

 [求助]我问你答之二(如何自动着色)dszx2000

 [求助]我问你答之一(如何数据分列)dszx2000

[此帖子已被 manman 在 2007-7-8 18:10:20 编辑过]

http://bbs.tjcpw.net/ShowPost.asp?id=448146往事朋友的自制图表,欢迎大家对制表技术多做交流

[此帖子已被 manman 在 2007-7-16 15:53:11 编辑过]

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工作簿减肥

 

随着本贴的进展,3D数据文件体积将不段增加,反应也会越来越迟慢,甚至有文件损坏而丢失数据的可能。这其中原因之一是因为有大量数据的输入引入,特别是遗漏数据的引入,尽管数据表得到了多次优化,最后的工作簿也要在20M以上,以下的讨论就是针对EXCEL文件“臃肿”而展开的。

如果文件是由于大量数据导致的,则可通过把数据分散保存到多个工作簿文件的方法来减小单个文件的体积。但这样显然会对3D信息的获取带来不便。

其实文件中还有其它因素会造成文件“虚胖”,下面就是其中一些原因及处理办法,在3D数据表中,尤其以大量复杂公式而产生的“虚胖”的问题最为严重,我自己的数据表曾经胖到139M,采用“复制” -> “选择性粘贴”为数值,体积减少到28M

1 工作表中存在大量的细小图形对象

工作表中如果存在大量的细小图形对象,那么文件体积就可能在用户毫不知情的情况下暴增,这是一种很常见的Excel肥胖症。可以使用下面两种方法来检查Excel工作表是否存在这种症状。

1)在工作表中按<F5>键调出定位对话框,单击定位条件按钮,在定位条件对话框中选择对象项,单击确定,如下图所示。然后观察工作表上是否会显示很多被选定的对象。

         

如果工作簿中包含多个工作表,需要在每个工作表中用这种方法进行查找

  2)用VBA对工作簿中的对象进行计数,查看在每个工作表中实际存在的对象数量,如果此数量不合理,就说明有问题。

Alt+F11打开VBA编辑器窗口,单击菜单插入->模块来插入一个新模块,默认情况下为模块1,然后在模块1的代码窗口中输入以下代码:

 

Sub CountShapes()

Dim n As Double

Dim ws As Worksheet

Dim Content As String

For Each ws In Worksheets

    n = ws.Shapes.Count

    Content = Content & "工作表" & ws.Name & " " & n & " 个对象" & vbCrLf

Next

MsgBox Content

End Sub

 

最后,按F5键来运行这段代码,就能看到检查结果。在看似空白的工作表中,可能存在着大量的图形对象。

如果确认在工作表中存在大量的对象,而用户并不需要它们,可以用两种方法来处理:

1)刚才的定位方法中,当对象全部处于被选择状态时按 Del键删除它们即可。

2)使用宏在多个工作表中更加精确地删除这些无用对象。比如,可以根据需要只删除高度和宽度都小于14.25磅(0.5 cm)的对象。

只删除活动工作表中特定大小的对象的代码为:

Sub DelShapes()

Dim sp As Shape, n

For Each sp In ActiveSheet.Shapes

    If sp.Width < 14.25 And sp.Height < 14.25 Then

      sp.Del

      n = n + 1

    End If

Next sp

MsgBox "共删除了" & n & "个对象"

End Sub

 

删除所有工作表中的特定大小的对象的代码为:

 

Sub DelAllShapes()

Dim ws As Worksheet

Dim sp As Shape

Dim n As Double

Dim Content As String

For Each ws In Worksheets

  For Each sp In ws.Shapes

    If sp.Width < 14.25 And sp.Height < 14.25 Then

      sp.Del

      n = n + 1

    End If

  Next

  Content = Content & "工作表" & ws.Name & " 删除了" & n & " 个对象" & vbCrLf

  n = 0

Next

MsgBox Content

End Sub

 

这些令人疑惑的对象的产生原因可能有以下几个。

从网页上复制内容后直接粘贴到工作表中,而没有使用选择性粘贴。

无意中使用绘图工具栏的直线工具或其他绘图工具,不知不觉中在工作表中插入了小的直线或其他图形对象,由于尺寸很小,于肉眼几乎无法看到。而后,又通过单元格的复制产生了大量的小绘图对象。

在工作表中插入了图片或其他绘图对象,操作中又将其高度宽度设为0或很小的值,通过复制产生了大量的对象。

在行或列的位置中插入了绘图对象,对象的属性为大小位置随单元而变的(默认的),然后隐藏行或列,或设置行高或列宽为很小的值,从而使插入的对象不能看到。

工作表中的对象设置了不可见属性(Visible=false),或对象的线条与填充色均设与背景色相同,使对象无法被看到。

2 工作表中在较大的区域内设置了单元格格式或者条件格式

仔细观察工作表滚动条,如果滑标很小,且拖动滑标向下到底,可以到达很大的行号或列标,可是工作表中实际使用到的区域很小,如下图所示。这就说明,有相当大一块区域可能被设置了单元格格式或者条件格式,这些并没有被用到的单元格,能对文件体积产生很大的影响。

 

 

解决办法如下。

单击到真正需要的行号的下一行,按Ctrl+SHIFT+下箭头 组合键,选择所有的多余行(也可以在名称框中输入行号如200065536),单击菜单编辑->清除→“格式(或全部)。同理,也可以清除多余列的格式。

有时,用户确实需要为工作表中空白的区域预设格式,以备将来增加数据之用,但一定要使用正确的方法,否则就会造成大量用不到的区域被预设了格式,徒增文件体积。

如果需要在一行或一列的很大范围设置统一的单元格格式,可以选择整行或整列设置单元格格式,而不要只选择行列的一部分单独设置格式。前者不会造成文件体积虚增的问题,而后者会增加文件体积。试验一下在两个Excel文件里面分别对A1A65536设置单元格格式和对AA设置单元格格式,目的都是为A列设置格式,但最终文件的体积相差100倍以上。

3 大量的区域中包含数据有效性

与上一个原因很类似,如果在数据区域中因为不正确的做法而导致大量单元格区域内包含数据有效性的设置,而这些区域根本用不上,那么也会造成文件体积增大。尤其是在数据有效性设置中进行了输入法”“输入信息”“出错警告的设置,更具有隐蔽性,一般不易发现。

这个问题的解决办法和刚才的类似,先选择工作表中多余的单元格区域,单击菜单数据”→“有效性,在任意选项卡中单击全部清除按钮,最后单击确定按钮。

4 包含大量复杂的公式

如果工作表中包含大量的公式,而每个公式都因为要执行复杂的计算而导致内容很长,那么文件体积巨大就在所难免了。在这种情况下,只能设法优化公式。比如,在公式中使用名称代替单元格引用就是个好办法。

这种方法给文件减肥,效果也很明显,笔者曾将一个近4 MB的文件减到约900 KB,减小了近3/4

5 ExcelBug

用户可以做这样一个试验。

A.一个空白工作表中,按在Ctrl+A组合键定全部单元格。选中全部单元格

B.单击菜单格式”“->”“ ->隐藏

C.在名称框中输入在32768行以后任一行的某个单元格地址(如A32800),按Enter键。

D.单击菜单格式 -> ->行高,设置一个固定行高

E.Ctrl+A组合键定全部单元格,单击菜单格式 -> ->最适合的行高。

 

这时,Excel状态栏上会开始显示进度条,等到进度条消失,再保存文件,这个文件的大小将为1.42 MB。对于这个工作表,无论用什么方法来清除格式(无论是清除格式、清除全部、单元格全部删除、复制其他工作表的格式)都不能复原。

这是Excel的一个鲜为人知的Bug。在Excel 2000开始的所有Excel版本中都存在这个Bug

唯一能解决问题的方法是:按Ctrl+A选取全部单元格,单击菜单格式 -> -> 行高,设置一个固定行高(如14.25),马上保存文件。此时文件体积才能恢复为正常大小。

6 使用了大图片作为工作表背景

如果使用了较大的图片作为工作表的背景,也会造成文件体积增大。比如在工作表使用了一个10 MBTIFF格式图片作为背景,那么这个Excel文件里面即使没有任何数据,其体积也会超过10 MB

因此,除非特别需要,不要使用工作表背景功能。如果确实需要,那么用作背景的图片要尽可能的小。

 

7 工作表中插入的图片格式影响文件的大小

如果把BMPTIFF等高容量格式的图片插入到工作表中,或从绘图软件中直接复制图片粘帖到工作表中,也会造成文件体积大增。尽管Excel可以对已插入的图片进行压缩,但最好还是先把要插入的图片进行转换、压缩,比如转换为JPG等图片格式,再进行插入。

8 共享工作簿引起的体积虚增

许多被长时间使用的共享工作簿,文件体积也会常常虚增到正常情况下的几倍甚至几十倍。很少有专门的资料介绍共享工作簿的弊端,这也许是由于多人同时使用的过程中产生了许多过程数据存放于工作簿文件内而没有得到及时的清理造成的。

对于因此而体积虚增的工作簿文件,可以尝试取消共享工作簿,然后保存文件。通常情况下,就能起到恢复文件正常体积的效果。如果需要继续与他人使用共享工作簿,可以再次开启共享工作簿

9 其他未知原因

也许还有其他未知原因会造成Excel文件患上肥胖症,在此情况下,可以尝试以下方法。

 

打开需要减肥的Excel文件,单击菜单“文件”->另存为“网页”。

 

另存为对话框中“保存整个工作簿”不要勾,添加加交互,“文件名“文本框中输入任意文件名,单击确定,在然后关闭Excel

 

启动Excel,打开刚刚保存的HTM文件,仔细检查一下各工作表中的数据和格式是否正常。

 

单击菜单“文件“->另存为,保存类型里面在选择Microsoft Office Excel工作簿(*.xls)并输入文件名,单击确定。

 

再次保存后得到的文件,通常会比原来的文件要小很多。

[此帖子已被 120 在 2007-7-20 13:22:26 编辑过]

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Excel公式的错误值

  经常用Excel的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息:# N/A!、#VALUE!、#DIV/0!等等,出现这些错误的原因有很多种,如果公式不能计算正确结果,Excel将显示一个错误值,例如,在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格,或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方法。

1.#####!

原因:如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽,或者单元格的日期时间公式产生了一个负值,就会产生#####!错误。

解决方法:
    A.如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽,可以通过拖动列表之间的宽度来修改列宽。
    B.如果使用的是1900年的日期系统,那么Excel中的日期和时间必须为正值,用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#####!错误。
    C.如果公式正确,也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。
    D.如果以上办法都无法正常显示,请将显示比例调整为100%.

2.#VALUE!

当使用错误的参数或运算对象类型时,或者当公式自动更正功能不能更正公式时,将产生错误值#VALUE!。

原因一:在需要数字或逻辑值时输入了文本,Excel不能将文本转换为正确的数据类型。

解决方法:确认公式或函数所需的运算符或参数正确,并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如:如果单元格A1包含一个数字,单元格A2包含文本"学籍",则公式"=A1+A2"将返回错误值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加(SUM函数忽略文本):=SUM(A1:A2)。

原因二:将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。

解决方法:确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。

原因三:赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。

解决方法:将数值区域改为单一数值。修改数值区域,使其包含公式所在的数据行或列。

3.#DIV/0!

当公式被零除时,将会产生错误值#DIV/0!。

原因一:在公式中,除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用(在Excel中如果运算对象是空白单元格,Excel将此空值当作零值)。

解决方法:修改单元格引用,或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。

原因二:输入的公式中包含明显的除数零,例如:=5/0。

解决方法:将零改为非零值。

4.#NAME?

在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME?。

原因一:删除了公式中使用的名称,或者使用了不存在的名称。

解决方法:确认使用的名称确实存在。选择菜单"插入"|"名称"|"定义"命令,如果所需名称没有被列出,请使用"定义"命令添加相应的名称。

原因二:名称的拼写错误。

解决方法:修改拼写错误的名称。

原因三:在公式中使用标志。

解决方法:选择菜单中"工具"|"选项"命令,打开"选项"对话框,然后单击"重新计算"标签,在"工作薄选项"下,选中"接受公式标志"复选框。

原因四:在公式中输入文本时没有使用双引号。

解决方法:Excel将其解释为名称,而不理会用户准备将其用作文本的想法,将公式中的文本括在双引号中。例如:下面的公式将一段文本"总计:"和单元格B50中的数值合并在一起:="总计:"&B50

原因五:在区域的引用中缺少冒号。

解决方法:确认公式中,使用的所有区域引用都使用冒号。例如:SUM(A2:B34)。

5.#N/A

原因:当在函数或公式中没有可用数值时,将产生错误值#N/A。

解决方法:如果工作表中某些单元格暂时没有数值,请在这些单元格中输入"#N/A",公式在引用这些单元格时,将不进行数值计算,而是返回#N/A。

6.#REF!

当单元格引用无效时将产生错误值#REF!。

原因:删除了由其他公式引用的单元格,或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。

解决方法:更改公式或者在删除或粘贴单元格之后,立即单击"撤消"按钮,以恢复工作表中的单元格。

7.#NUM!

当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM!。

原因一:在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。

解决方法:确认函数中使用的参数类型正确无误。

原因二:使用了迭代计算的工作表函数,例如:IRR或RATE,并且函数不能产生有效的结果。

解决方法:为工作表函数使用不同的初始值。

原因三:由公式产生的数字太大或太小,Excel不能表示。

解决方法:修改公式,使其结果在有效数字范围之间。

8.#NULL!

当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL!。

原因:使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。

解决方法:
    A.如果要引用两个不相交的区域,请使用联合运算符逗号(,)。公式要对两个区域求和,请确认在引用这两个区域时,使用逗号。如:SUM(A1:A13,D12:D23)。
    B.如果没有使用逗号,Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和,但是由于A1:A13和D12:D23并不相交,所以他们没有共同的单元格。


为了尽快找到公式中出现的错误,我们还可以按以下步骤进行检查:

①看所有圆括号是否都成对出现;
②检查是否已经输入了所有必选的乘数;
③在函数中输入函数嵌套时是否没有超过等级;
④引用的工作簿或工作表名称中包含非字母字符时是否用了单引号引起来;
⑤每一个外部引用包含的工作簿的名称及路径是否正确;
⑥在公式中输入数字时是否没有为它们设置格式等。

[此帖子已被 120 在 2007-6-26 22:56:58 编辑过]

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附加几本网上淘来的电子教程,供参考:

1. Excel.2003函数应用完全手册 相关附件

2. 数据透视表教程  相关附件

3. 数组公式菜鸟级入门教程附件Part 1

4. EXCEL图表教程  附件Part 2  附件Part 2

5. EXCEL VBA程序设计 附件Part 1 附件Part 2 附件Part 3

         附件Part 4  附件Part 5 附件Part 6 附件Part 7

6. EXCEL2000速成教程  速成Part 1 速成Part 2 速成Part 3

         速成Part 4 速成Part 5 速成Part 6

7. 中文版EXCEL2003宝典 (由于文件太大,30M,如有需要请发邮件至:

     freemails12345@yahoo.com,请标题上写:天霁-(您的网名),我会定期回复。)

 ===============================================================

优秀EXCEL论坛:

http://www.officefans.net

http://club.excelhome.net

[此帖子已被 120 在 2007-7-7 13:15:41 编辑过]

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原文由 圭尧沃土生万物 发表于 2007-6-25 12:44:58 :
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原文由 manman 发表于 2007-6-25 12:49:08 :
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